SF Connexion

Le site public de la convention et, derrière, le back-office de toute l'association : exposants, bénévoles, finances, contenus et support. Chaque pôle y travaille avec ses propres accès.

Client
Convention de science-fiction et de fantastique à Colmar, organisée par une association.
Livré
Site public, back-office, espace exposant, e-mails et documents PDF
En ligne
sf-connexion.fr (nouvel onglet)
Leur site
Page d'accueil de sf-connexion.fr sur mobile
Leur back-office, reconstitué
  • 55écrans de gestion
  • 8pôles, chacun avec ses accès
  • 30+e-mails envoyés par la plateforme

Le besoin

Trois formulaires, un fichier de suivi et des relances à la main, pour près de 200 exposants et une centaine de bénévoles. L'association voulait un seul outil, où chaque pôle retrouve son travail et où les tâches répétitives se font toutes seules.

Ce que j'ai construit

  • Exposants

    Candidature en ligne avec estimation du stand, examen des dossiers, justificatifs à valider, notes internes, numéro d'emplacement, puis publication sur le site.

  • Finances

    Factures numérotées et envoyées en PDF, paiements par chèque, virement ou espèces, chèque de caution, échéances, relances et exports.

  • Bénévoles

    Inscriptions, équipes et postes, planning généré d'après les disponibilités puis ajusté à la main, repas, t-shirts, transport et hébergement.

  • Contenus du site

    Invités, programme, partenaires, actualités et billetterie se mettent à jour depuis le back-office. Les feuilles de route des invités sortent en français et en anglais.

  • Tableau de bord

    Ce qui attend chaque personne, classé par urgence, avec le bon bouton : instruire, relancer, envoyer. Puis les chiffres clés de chaque pôle.

  • Accès et support

    Huit pôles, chacun limité à ses modules. Connexion par code reçu par e-mail, sans mot de passe. Les demandes de l'équipe arrivent dans mon outil de suivi.

Une candidature exposant, du site au back-office

  • Sur le site
  • Automatique
  • Dans le back-office
  1. Sur le site

    L'exposant choisit sa catégorie et compose son stand. L'estimation se met à jour à chaque option.

  2. Automatique

    Il reçoit une confirmation par e-mail. Le pôle Exposants reçoit une alerte.

  3. Dans le back-office

    La candidature arrive en tête de liste, avec le tarif déjà rempli d'après son estimation.

  4. Dans le back-office

    Le pôle la retient. L'e-mail de décision part, et l'espace exposant demande les justificatifs.

  5. Dans le back-office

    La trésorerie génère la facture en un clic. Elle part en PDF, avec sa date d'échéance.

  6. Automatique

    Les relances partent toutes seules. Dès que le stand est réglé, le dossier passe au statut « Payée ».

  7. Dans le back-office

    Un clic publie l'exposant sur le site, avec son numéro de stand, s'il a donné son accord.

Ce qui se fait tout seul

  • Le tarif du stand se calcule pendant la saisie, d'après la grille de l'association.
  • Chaque matin, les échéances sont vérifiées : un rappel part une semaine avant, puis le lendemain de l'échéance et chaque semaine tant que la facture n'est pas réglée.
  • Les justificatifs manquants ou refusés sont redemandés chaque semaine.
  • Le planning des bénévoles se génère d'après les disponibilités et les vœux de chacun, sans jamais placer quelqu'un à deux endroits à la fois.
  • Une semaine avant l'événement, les bénévoles reçoivent une demande de confirmation de présence.
  • Trois mois après chaque édition, les données personnelles sont supprimées.

Après la mise en ligne

Le support du back-office est relié à mon outil : un ticket ouvert par l'équipe arrive chez moi, et ma réponse revient directement dans leur back-office.

Comment se passe le suivi

Sous le capot

Chiffres relevés dans le code du projet.

  • 56tables de données
  • 116règles d'accès aux données
  • 59fichiers de tests automatisés
  • Next.js
  • React
  • TypeScript
  • Supabase
  • PostgreSQL
  • Resend
  • Vercel

Et chez vous, qu'est-ce qui pourrait tourner tout seul ?

Décrivez-moi votre façon de travailler. Je vous dis ce qu'un logiciel peut prendre en charge, et ce que cela coûte.

Parler de votre projetVoir les tarifs